Política Anti-Corrupción
Política Anti-Corrupción
INTRODUCCIÓN
En COMEXPERU estamos comprometidos a llevar nuestra organización de acuerdo a los más altos estándares de Buen Gobierno Corporativo y Éticos, y entendemos que nuestra conducta debe estar alineada a una conducta transparente y ética.
Comprender los principios de nuestra organización y esta Política Anti-Corrupción es esencial para salvaguardar nuestra reputación y nuestro bienestar económico a lo largo del tiempo, por lo que cumplir con nuestras políticas y procedimientos es nuestra responsabilidad individual y no hacerlo puede traer como resultado consecuencias negativas para COMEXPERU y todos los involucrados.
La postura de COMEXPERU con respecto a los sobornos y la corrupción es clara: la organización no tolerará ningún tipo de ofrecimiento, pago, autorización, solicitud o aceptación de sobornos en cualquiera de sus formas, por lo que expresamos que COMEXPERU maneja una tolerancia cero con respecto a sobornos, corrupción y todos los delitos dispuestos en el artículo 1° de la Ley N° 30424 ampliada por el Decreto Legislativo N° 1352, y modificada por la Ley N° 30835.
El éxito de COMEXPERU se basa en su reputación y la confianza que depositan en nosotros nuestros agremiados, lograda a partir de la honestidad y seriedad comercial con la que trabajamos, por lo que no podemos exponer por beneficios provenientes de un negocio obtenido por medios indebidos a COMEXPERU.
Si bien esta Política aborda una serie de situaciones que puede enfrentar cualquiera de nosotros en algún momento dado, no es posible que se cubran todas las situaciones que pueden presentarse. Si no está seguro sobre la forma correcta de actuar, es nuestro deber consultar o reportar tales situaciones a través de los mecanismos establecidos para tal fin (Línea Ética COMEXPERU).
OBJETIVO, ALCANCE Y RESPONSABILIDADES
2.1 OBJETIVO
La presente Política tiene como objetivo establecer las directrices y lineamientos generales que deben seguir los trabajadores y directores de COMEXPERU con la finalidad de prevenir y detectar, de manera oportuna, actos relacionados con corrupción, dando así adecuado cumplimiento a la normativa y estándares internacionales anticorrupción definidos.
2.2 ALCANCE
La presente Política es de cumplimiento obligatorio para todos los trabajadores de COMEXPERU, incluyendo Directores y para quienes prestan servicios a COMEXPERU o actúan en nombre de COMEXPERU, y que por la naturaleza de sus funciones, se encuentran expuestos a corrupción.
2.3 RESPONSABILIDADES
Todas las personas incluidas en el alcance de esta Política tienen la responsabilidad individual de cumplir con los lineamientos y compromisos aquí establecidos, así como de buscar orientación a través de los Gerentes o Línea Ética de COMEXPERU.
DEFINICIÓN DE CORRUPCIÓN
La corrupción es la voluntad de actuar deshonestamente, de manera directa o indirecta, abusando del poder encomendado por COMEXPERU a cambio de sobornos o beneficios personales, con el fin de obtener o retener negocios comprometiendo el juicio o integridad de quien lo recibe, o induciendo a esta persona a realizar un acto corrupto o incorrecto en el ejercicio de sus labores, en contra de los intereses de COMEXPERU.
Un soborno puede incluir dinero, o cualquier ofrecimiento, promesa u obsequio de algo de valor. Puede comprender entretenimiento, viajes, programas de incentivos, la aprobación de bonificaciones, una oferta de empleo, un sobrepago a proveedores del gobierno o reembolsos o “comisiones” en relación con servicios prestados a COMEXPERU. También podrían considerarse sobornos, beneficios intangibles como la provisión de información, asesoramiento o ayuda para llevar a cabo una transacción comercial o para obtener otro beneficio o ventaja.
En este contexto, también puede considerarse como soborno el hecho de ofrecer o proporcionar a un funcionario público una ventaja financiera o de otro tipo a fin de (o con la intención de) influir de cualquier manera en su capacidad oficial a los efectos de obtener una ventaja. Esto puede incluir también influir en un funcionario público para que haga algo que se encuentra dentro del ámbito de sus deberes públicos o que podría haber hecho de todas formas (“Pagos de facilitación”).
Para efectos de la aplicación de esta política se entenderá que el término funcionario público, de acuerdo al Artículo N°425 del Código Penal Peruano, incluye a:
Los que están comprendidos en la carrera administrativa.
Los que desempeñan cargos políticos o de confianza, incluso si emanan de elección popular.
Todo aquel que independientemente del régimen laboral en que se encuentre, mantiene vínculo laboral o contractual de cualquier naturaleza con entidades u organismos del Estado y que en virtud de ello ejerce funciones en dichas entidades u organismos.
Los administradores y depositarios de caudales embargados o depositados por autoridad competente, aunque pertenezcan a particulares
Los miembros de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional
Los designados, elegidos o proclamados, por autoridad competente, para desempeñar actividades o funciones en nombre o al servicio del Estado o sus entidades.
Los demás indicados por la Constitución Política y la ley.
• A partir del acápite 4 de la presente Política se desarrollan los lineamientos generales y específicos que deben regir el comportamiento de los trabajadores y Directores de COMEXPERU con la finalidad de prevenir la materialización de este riesgo.
LINEAMIENTOS GENERALES
La corrupción constituye un riesgo al que está expuesto COMEXPERU en el ejercicio de sus actividades dada la naturaleza de su actividad, por lo cual tiene una clara estrategia de “tolerancia cero” a la corrupción.
El principal lineamiento anti-corrupción de COMEXPERU establece que bajo ninguna circunstancia se deberá efectuar pago, regalo o promesa alguna a ningún funcionario o empleado de alguna entidad pública, con el fin de que sus decisiones, acciones u omisiones beneficien a COMEXPERU.
COMEXPERU no tolerará a trabajadores o Directores que logren resultados a cambio de violar la ley o actuar de manera deshonesta. COMEXPERU respaldará a todos los trabajadores y Directores que se nieguen a realizar pagos impropios, aunque como resultado de ello se pierda una oportunidad de negocio.
Si un trabajador identifica una solicitud de soborno o de pago sospechoso proveniente de cualquier persona o entidad, o tiene una duda o preocupación en relación con las actividades que se contemplan o interpretan de la presente Política, tiene la responsabilidad individual de solicitar aclaraciones a los
Gerentes, al Comité de Ética o reportarlas inmediatamente a través de los canales de reporte establecidos (Línea Ética de COMEXPERU).
COMEXPERU utilizará todos los medios necesarios para determinar si se cometió un acto de corrupción, sin importar la posición, cargo, relación con COMEXPERU o antigüedad de las personas presuntamente vinculadas al hecho.
Los representantes de cada área de COMEXPERU deben implementar los lineamientos de la presente Política, definidos por COMEXPERU, además de los que sean definidos internamente y que contribuyan a mitigar los riesgos de corrupción. Asimismo deben brindar soporte en el proceso de capacitación sobre
los lineamientos de prevención, detección y respuesta.
COMEXPERU está comprometida a cumplir con todas las leyes aplicables en todos aquellos lugares donde la organización lleve a cabo su actividad. Los trabajadores y Directores de COMEXPERU tienen la obligación de conocer y cumplir el contenido de esta Política y de las políticas relacionadas, promoviéndolas entre los proveedores, contratistas y, en general, cualquier tercero y/o socio de negocio con el cual se relacione COMEXPERU.
LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS
5.1 RELACIONAMIENTO CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS
Debido a la naturaleza de la actividad de COMEXPERU, el relacionamiento con funcionarios públicos es una actividad recurrente en el desarrollo de sus actividades y por lo tanto necesaria para asegurar la continuidad de la Asociación.
Es así como COMEXPERU alienta a que los trabajadores, gerentes y directores mantengan buenas relaciones con dichos funcionarios, en la medida que no atenten con ninguno de los principios planteados en la presente política, leyes anti-corrupción aplicables y no se configuren ninguno de los delitos del artículo 1° de la Ley N° 30424, ampliada por el Decreto Legislativo N° 1352, y modificada por la Ley N° 30835.
5.1.1 RELACIONAMIENTO APROPIADO
Los trabajadores y directores de COMEXPERU podrán relacionarse, como parte de sus funciones laborales, con funcionarios públicos siempre y cuando existan asuntos laborales de por medio, propios del área a la que pertenecen.
Dichas relaciones pueden incluir atenciones legítimas y razonables, dadas de buena fe, que busquen construir relaciones y fomentar el diálogo, sin necesidad de condicionar al receptor de las mismas.
En este sentido, es válido sustentar pagos a funcionarios públicos asociados con el reembolso de gastos razonables y genuinos (justificados, necesarios y relacionados con la entidad). Estos incluyen, por ejemplo, el reembolso de viáticos asociados con una visita oficial a las instalaciones de COMEXPERU o gastos como parte de la ejecución de un contrato entre COMEXPERU y la entidad en la que labora el funcionario público. Si bien son apropiados, en estos casos, se debe evaluar cuidadosamente la situación considerando que COMEXPERU debe cubrir directamente los gastos (adquirir los pasajes, pagar directamente al hotel, etc.) en lugar de realizar un desembolso de dinero al funcionario público.
5.1.2 RELACIONAMIENTO INAPROPIADO
COMEXPERU prohíbe estrictamente a los trabajadores, gerentes, directores y a todo personal que brinde servicios directa o indirectamente a COMEXPERU a realizar las siguientes actividades:
Ofrecer, pagar o dar algo de valor a un funcionario público, local o extranjero, con el fin de obtener un beneficio indebido o negocios para la Asociación (obtención de licencias).
Realizar pagos (así sean de menor cuantía) a un funcionario público para “facilitar” o “agilizar” la realización de una acción o servicio rutinario al que COMEXPERU tiene derecho. (pagos de facilitación).
Intentar inducir a un funcionario público, ya sea local o extranjero, a incumplir sus funciones, tomar decisiones en contra de los procedimientos o normas vigentes, o realizar cualquier otro acto ilegal o no ético.
Pagar a cualquier persona cuando se sabe, o se tienen razones
para sospechar, que todo o parte del pago puede ser canalizado a
un funcionario público.
Inducir, ayudar o permitir que alguien más viole estas reglas.
Un beneficio indebido, de tipo económico u otro tipo, puede tener muchas formas incluyendo, más no limitándose a, regalos, entretenimientos, reembolso de gastos, contribuciones sociales o políticas, préstamos, recompensas, oportunidades de inversión, subcontratos, comisiones comerciales o incentivos de negocio, independientemente de:
El valor.
Los resultados.
Las costumbres locales (o la percepción de las costumbres locales).
La tolerancia de las autoridades en la jurisdicción del funcionario público.
La supuesta necesidad.
5.2 CONTRIBUCIONES
COMEXPERU es consciente de las necesidades del entorno en el que opera y, como parte de sus actividades, podría recibir donaciones y contribuciones sociales con el fin de contribuir al desarrollo de sus asociados y el país; sin embargo, reconoce también que éstas pueden ser entendidas como fachada para la corrupción.
Dichas contribuciones pueden incluir el otorgamiento de bienes, conocimientos, dinero, tiempo o apoyo del personal para el desarrollo de los agremiados y deberán canalizarse siempre a través del área de correspondiente. Ver detalle en el procedimiento de administrar donaciones.
Para calificar como una donación ejecutable la contribución debe:
Registrarse de manera precisa en los registros contables de COMEXPERU.
Contar con todas las aprobaciones respectivas en los formatos establecidos para este fin.
No estar condicionada a una actuación irregular por parte de un individuo o una organización.
No realizarse para asegurar algún negocio inapropiado u otra ventaja indebida dentro o fuera de COMEXPERU.
No crear la apariencia de ser inapropiadas o violar requisitos legales.
No ser usadas por terceras personas ajenas al beneficiario final
No realizarse si existe el riesgo de que esta donación sea utilizada directa o indirectamente para el financiamiento del terrorismo.
No realizarse por parte de personas naturales salvo cuente con la
autorización del Directorio de COMEXPERU.
Para mayor información con respecto a las funciones del personal a cargo de gestionar o aprobar donaciones, revisar el procedimiento de administrar donaciones de COMEXPERU.
COMEXPERU no realiza donaciones políticas ni dádivas de ningún tipo o valor financiero a partidos políticos, candidatos, campañas o referéndums (ya sea a nivel local, regional o nacional).
En relación a esto, los trabajadores y directores de COMEXPERU no deben:
Usar fondos, activos, recursos, tiempo o personal de COMEXPERU, incluyendo aportes en especie de suministros, equipo o servicios, para hacer cualquier contribución política, o asistir a cualquier partido político, político individual o candidato político.
Usar fondos de COMEXPERU para hacer pagos, préstamos, donativos o regalos a partidos políticos, políticos individuales o candidatos políticos.
Usar fondos de COMEXPERU para pagar cuotas de admisión a conferencias, comidas o eventos similares organizados por partidos políticos, políticos individuales, candidatos políticos o sus simpatizantes, o bien para comprar sus publicaciones, donde haya implicado un elemento de colecta de fondos.
Proveer a políticos o candidatos políticos o su personal viajes o alojamiento.
Durante su tiempo en COMEXPERU promover mediante el uso de fondos, activos, recursos o personal de COMEXPERU, sugerir a otros trabajadores o terceros, directa o indirectamente, que den su apoyo o aportaciones a partidos políticos, políticos individuales o candidatos políticos.
Usar fondos de COMEXPERU para hacer pagos a organizaciones que sean frentes de partidos políticos, políticos individuales o candidatos políticos, o que provean medios para canalizar fondos a ellos.
5.3 LIBROS, REGISTROS Y CONTROLES INTERNOS
COMEXPERU tiene el compromiso de desarrollar, documentar, conservar y mejorar continuamente sus controles financieros internos para asegurar que todos los pagos sean asentados con precisión en los libros y registros contables, debiendo:
Registrar siempre los pagos de manera correcta y transparente.
Mantener libros, cuentas y registros que reflejen exactamente toda operación y disposición de efectivo en COMEXPERU.
Mantener un sistema contable de control interno que pueda detectar y evitar pagos no permitidos por la presente política.
Ajustar las operaciones a los principios de contabilidad generalmente aceptados o las normas internacionales de información financiera, según resulte aplicable.
Efectuar comparativos periódicamente de activos registrados contra activos existentes a efecto de identificar y atender disparidades.
Cargar las pérdidas y multas localmente al centro de utilidad / costo en el cual haya ocurrido el suceso.
En este sentido, todos los comprobantes de pago presentados al área de Contabilidad deben contar con la descripción completa y precisa del carácter, naturaleza y propósito del pago o gasto, y deben estar sustentados con recibos, órdenes o demás documentos que apliquen, impidiendo así:
Sobornos y prácticas corruptas.
Cuentas no registradas (“fuera de libros”), incorrectamente identificadas o secretas.
Registros que no reflejen de manera apropiada y justa las transacciones con las que están relacionados o que omitan transacciones que se deben registrar.
MECANISMOS DE REPORTE DE IRREGULARIDADES
Si usted tiene conocimiento de un posible incumplimiento a esta Política, deberá solicitar aclaraciones a través del encargado de prevención de riesgos penales u oficial de prevención penal o a través de la Línea Ética de COMEXPERU.
Los procedimientos están establecidos para asegurar que estos reportes sean investigados y que las acciones tomadas sean las apropiadas. COMEXPERU tiene una política de “no represalias” contra ningún denunciante por reportar algún incumplimiento posible o real de esta Política.
El Protocolo de Respuesta cubre, entre otros asuntos, el reporte de sobornos y actividades sospechosas, y aplica a todos los trabajadores y Directores de COMEXPERU.
Los asuntos que pueden ser reportados a través de estos medios incluyen:
o Irregularidades contables, de auditoría o de información en presentación pública.
o Actos de soborno o corrupción.
o Falta de cumplimiento de las obligaciones legales.
o Preocupaciones acerca de cualquier consulta que afecte la reputación de COMEXPERU.
o Situaciones potenciales de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
o Ocultamiento deliberado de cualquiera de los asuntos anteriores.
o Todos los delitos que se encuentran en descritos en el artículo 1° de la Ley N° 30424, ampliada por el Decreto Legislativo N° 1352, y modificada por la Ley N° 30835.
Todos los reportes serán tratados de manera confidencial y se concederá el anonimato al denunciante si es que éste lo solicita, con el fin de no sufrir represalias o perjuicios producto de la presentación del reporte.