Hoy en día, en el Perú seguimos usando el papel como sustento elemental de información. Se sigue considerando como un respaldo necesario para una gran diversidad de trámites, gracias a la fiabilidad y confianza que le hemos atribuido a lo largo del tiempo. Sin embargo, el proceso de digitalización de archivos ya se ha iniciado como primer paso en la búsqueda de una mejor cultura organizacional y de cuidado del ambiente. Esto se ha visto impulsado, principalmente, por la revolución digital que viene cambiando el mundo laboral.

Entre las ventajas más reconocidas que tienen los documentos electrónicos sobre los tradicionales se encuentra la reducción de espacio físico. Esto permite un ahorro en costos de almacenaje (el cual se puede invertir en su proceso de digitalización), mantenimiento y tiempo. Asimismo, los documentos electrónicos cuentan con beneficios como i) mayor facilidad de acceso y transporte, ya que, con el uso de aparatos electrónicos como tablets, laptops e incluso smartphones, es posible consultarlos en cualquier lugar; ii) facilidad de edición, a diferencia de los documentos tradicionales, que muchas veces no admiten correcciones o requieren una nueva emisión, y iii) recuperación en caso de extravío y simultaneidad de acceso a varias personas, gracias a servicios online que permiten almacenar y sincronizar información, como Google Drive y Dropbox.

Empresas privadas a la vanguardia

Vivimos en constante cambio y las empresas privadas lo saben bien. La globalización ha permitido el desarrollo de la conectividad, la cual, de la mano con el boom tecnológico, hace necesaria la implementación de nuevos mecanismos para mejorar la eficiencia de los procesos. Los sistemas informáticos han sustituido las antiguas formas de comunicación y promoción por medio del papel. Por ejemplo, hoy en día, el uso de bases de datos de clientes es fundamental para las empresas, debido al mayor alcance que tienen y a su facilidad de uso. Este tipo de procedimientos digitales no solo ahorra costos, sino que mejora la productividad, reactividad y competitividad de las organizaciones. Asimismo, impulsa a las empresas a reestructurar el perfil de sus consumidores y adaptarse al cambio.

Por otro lado, actualmente, las empresas dan mayor importancia a la imagen que refleja su relación con el medio ambiente. Los programas de reciclaje y la archivación especializada de papel que muchas organizaciones han venido incorporando responden a los principios ecológicos de reducir, reusar y reciclar.

“Despapelización” de la burocracia

De igual manera, la digitalización es un proceso en el que el Gobierno también ha puesto manos a la obra. El año pasado, el presidente Pedro Pablo Kuczynski emitió 112 decretos legislativos, a través de facultades otorgadas por el Congreso, de los cuales más de 20 tuvieron como objetivo la simplificación administrativa, a través de la reducción de la tramitología innecesaria en el Estado. Así, entre las acciones que las entidades públicas deben acatar se encuentran la eliminación del requerimiento de una copia del DNI, la supresión de la exigencia del certificado de supervivencia para adultos mayores, entre otros. Asimismo, en el Decreto Legislativo N.° 1310, artículo 3, se trata exclusivamente el tema de emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral y se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas.

Estos son pequeños pasos en la búsqueda de una burocracia más eficiente, principalmente en materia laboral. Los trámites que el Estado exige al ciudadano deben ser congruentes y no obstaculizar el desarrollo, sobre todo, de las pequeñas y medianas empresas. Para que esto sea así, el Gobierno debe fortalecer la conexión entre los distintos entes estatales y sus respectivas bases de datos. Así, se reduce la emisión de documentos innecesarios y se facilitan los procesos burocráticos.

Si bien la digitalización es un cambio en el cual todavía nos encontramos en marcha, es importante siempre estar a la vanguardia de las formas más efectivas de llevar a cabo las tareas del día a día. Los beneficios en la productividad y en el ahorro de tiempo, recurso sumamente escaso en la actualidad, nos permitirá mejorar nuestra cultura institucional. Esto, sin embargo, no solo es tarea de las empresas privadas, pues el Gobierno también debe aspirar a mejorar la calidad de su servicio a los ciudadanos. Otro aspecto, no menos importante, es la preservación del medio ambiente. Se puede contribuir de diversas maneras reciclando y reusando; no obstante, es aún más eficiente atacar el problema de raíz y disminuir la emisión de más papel innecesario.